Қызметтің кейбір бағыттары тауарларды, өнімдер мен құжаттарды жүйелеуді қажет етеді. Картотека тек өндірісте ғана қолданыла бермейді. Мысалы, марка немесе монета жинайтын адамға немесе флористке пайдалы болады. Жалпы, қай жерде де объектілердің үлкен массивінің арасынан дұрысын тез табу керек болса.
Нұсқаулық
1-қадам
Файлда қамтылған ақпарат деректерді сақтау көлеміне қарамастан оңай қол жетімді болуы керек. Сондықтан, бүкіл көлемді блоктарға бөліңіз, мысалы, алфавит бойынша немесе күні бойынша. Бұл сізге қажет ақпаратты (карточканы) қысқа мерзімде табуға көмектеседі.
2-қадам
Файлдағы барлық жазбалар ұқыпты болуы керек. Мысалы, егер аттар қолмен жазылған болса, олар түсінікті, блотсыз болуы керек, өйткені бұл сізге қажет ақпаратты табуды қиындатады.
3-қадам
Файл белгіленген жерде, мысалы, сөреде сақталуы керек. Қораптар карточкалардың өлшеміне сәйкес келуі керек. Мазмұнды түгендеуді ұмытпаңыз, сондықтан қажет емес деректерді үнемі аударып отырудың қажеті жоқ. Деректер толықтырылған кезде, оларды тізімдемеге енгізіңіз.
4-қадам
Картотека элементтеріндегі іздеу белгілері (карталар, файлдар және т.б.) қатаң түрде жүйеленуі керек. Мысалы, егер бұл гүлге арналған картотека болса, барлық элементтердегі іздеу белгілері («кілттер») дәл осылай көрсетілуі керек. Ол үшін іздеу элементінің «қаңқасын» жасаңыз.
5-қадам
Сіз өзіңіздің гүлдеріңіздің картотекасын жасағыңыз келеді делік. Олардың барлығы әртүрлі сипаттамаларға ие, бірақ олар бірнеше бірдей элементтерден тұрады: гүл шоғыры, сабақ, жапырақ, тамыр және т.б. Тиісінше, бұл элементтердің барлығы «қаңқада» болуы керек. Мысалы, атауы «күнбағыс», гүл шоғырының пішіні «дөңгелек», түсі «сары» және т.б.
6-қадам
Кез-келген мәліметтер жинағына «Іздеу критерийлері тізімі» қоса берілуі керек. Қарапайым карталардан тұратын мұрағатта ол мәтіндік құжат болуы мүмкін; виртуалды мұрағат нысаны үшін - пайдаланушы өзіне қажетті белгіні таңдайтын ашылмалы тізім. Егер сіз электронды шкафты сақтасаңыз, алынбалы дискіні алуды ұмытпаңыз, өйткені қатты диск кез келген уақытта жанып кетуі мүмкін.
