Хаттар арқылы адамдар өздерінің сүйіспеншіліктерін мойындайды, коммерциялық мәселелерді шешеді, нұсқаулар береді және көмек сұрайды. Маңызды хаттарды кездейсоқ түрде жазуға болмайды, өйткені адресат аласапыран мәтіннің мәнін түсінбеуі мүмкін.
Нұсқаулық
1-қадам
Өзіңіздің негізгі ойыңызды бір сөйлеммен жазыңыз. Бұл жаттығу хаттың көптеген сөздері мәнді «бүркемелемеуі» үшін пайдалы. Оқырман мәтінді өзінің көзқарасы бойынша қабылдап, айтылғанды автордың ойлау тәсілінен басқаша түсіндіре алады.
2-қадам
Түсіндіру үшін екі-үш абзацты қосыңыз. Әдетте адамдар бір сөйлемнен тұратын маңызды электрондық хаттарды жібермейді. Хат ойластырылған талаптарды немесе сұраныстарды негіздеу қажет. Адресат жағдайды алып-сатарлық танытпауы үшін фактілерді, салыстыруларды, басқа адамдардың пікірлерін және т.б. келтіріңіз. Хаттың түсіндірме бөлігі ұзаққа созылуы мүмкін, содан кейін негізгі ойды әртүрлі сөздермен білдіре отырып, мәтінде бірнеше рет қайталаңыз.
3-қадам
Оқырманды хатқа дайындау үшін кіріспе ойлап табыңыз. Сіздің сөздеріңізге байыпты қарау үшін адамның қандай күйде болатынын елестетіп көріңіз. Оны мадақтаңыз, жұбатыңыз немесе достық үшін ризашылығыңызды білдіріңіз.
4-қадам
Шабыттандыратын қорытынды қосыңыз. Егер сіз адамнан жауап күтсеңіз, ол туралы арнайы жазыңыз. Егер сіз бір нәрсе алғыңыз келсе, күн мен уақытты көрсетіңіз. Әйтпесе, адресат басқа маңызды істерді жасау үшін хатты кейінге қалдырады - өйткені уақыт шектеулері жоқ, демек, кейін жауап беруге болады. Оқырманыңызды іс-әрекетке ынталандыру үшін оларды мадақтаңыз және жауаптары үшін алғыс айтыңыз - сіз оны алған сияқтысыз.
5-қадам
Мәтінді диктофонға жазып алып, оны бірнеше күнде тыңдаңыз. Егер хат құпия болмаса, оны сыртқы көзқарас үшін досыңыздың қатысуымен дауыстап оқыңыз. Егер тыңдаушы мәнін түсінсе, хат жіберуге болады. Кейде жазылған нәрсеге талдау жасауды бірнеше күнге кейінге қалдыру мүмкін емес - жедел диспетчер қажет. Содан кейін дереу дауыстап оқып, келіспеушілік сөз тіркестерін түзетуге тырысыңыз.
