Шұғыл түрде белгіленген факс - оны тезірек бастыққа беріңіз, қорапты толтырған электронды хаттарды бөлшектеу керек, пошташы әкелген хаттар үйіндісі мен екі сәлемдеме бөлімдерге шұғыл түрде «шашырап» кетуі керек, ал қызметкер демалысқа өтініш жазды. Мұнда сізде жарнамалар да, маңызды бухгалтерлік құжаттар бар. Хатшының жұмысы қиын! Бір «қағазды» жоғалтуға тұрарлық, өйткені ұйымның және сіздің мансабыңыздың тағдыры осыған байланысты болады. Әрдайым осы немесе басқа құжатты таба алу үшін, сіз хат-хабарларды дұрыс тіркей білуіңіз керек.
Қажетті
- Кіріс хат-хабарлар регистрі,
- шығыс пошта журналы,
- 96 парақтан тұратын дәптерлер,
- ұйымдастыру нысандары,
- қалталар.
Нұсқаулық
1-қадам
Сізге барлық кіріс және шығыс хат-хабарларды тіркеу қажет, сонымен бірге оларды қабылдау немесе жіберу күні. Барлық типтегі хат-хабарлар тіркеуге жатады: пошта жөнелтілімдері, электрондық пошта, факс, хабарламаның қолына жеке жеткізіледі. Маңызды электрондық пошта хабарлары (кіріс және шығыс) басқа хат-хабарлар сияқты басылып шығарылуы керек. Сонымен қатар, ішкі хат-хабарларды тіркеу қажет: жадынамалар, қызметтік жадынамалар, түсіндірме жазбалар, өтініштер, шағымдар.
2-қадам
Хат-хабарларды тіркеу үшін арнайы тіркеу журналдарын жүргізіңіз. Белгілі бір типтегі корреспонденциялардың көлеміне байланысты кіріс және шығыс корреспонденциялардың жалпы журналдарын құруға немесе оларды түр бойынша бөлуге болады. Мысалы, кіріс және шығыс хаттарды тіркеу үшін журнал жасаңыз. Хат-хабарлардың көлеміне қарамастан, кіріс және шығыс факстарды тіркеу үшін жеке журнал құру ыңғайлы.
3-қадам
Егер баспаханада басылған арнайы хат-хабарларды тіркеу журналы болмаса, кәдімгі дәптерді алып, жайып салыңыз. Кіріс хаттар журналында хабарламаның нөмірін, қабылданған күнін, сондай-ақ хат-хабардың түрін көрсетіңіз, егер сізде электрондыдан факсимильге дейінгі хабарламалардың барлық түрлері үшін ортақ журнал болса. Жеке бағанда хаттың мазмұнын қысқаша сипаттаңыз. Келесі бағанға басшының қаулысы мен хат орындалуға тапсырылған адамның аты-жөнін жазыңыз. Іс жүзінде, егер мәселені белгілі бір адам бақылайтын болса, көптеген хаттар менеджерге жетпейді, бірақ бірден орындаушыға беріледі, сондықтан сіз бұл бағанды үлкен етпеуіңіз керек. Қол қою үшін орындаушының тегі бойынша немесе оның жанында оның құжатты алғандығын көрсете отырып, орын қалдырған жөн. Егер басшы хатшыға құжаттың «орындалуын» бақылауды тапсырған болса, онда жеке бағанда бақылау туралы жазба қызыл сиямен жазылады («К» әрпі немесе «бақылау» сөзі). Осы құжатқа байланысты бұйрықтың орындалуын аяқтағаннан кейін, орындауға белгі қойыңыз, сондай-ақ «іске» хат жіберіңіз (іс нөмірі мен оның құрылған күнін көрсетіңіз).
4-қадам
Хат-хабар регистрі барлық шығыс хабарламалар үшін де қажет. Шығыс хаттар журналында кіріс хат-хабарлар журналына қарағанда баған аз. Кіріс хаттар тізілімінде сияқты, шығыс хаттар тізілімінде хаттың реттік нөмірі бар баған, датасы бар баған, тек жіберілген хат, жіберілген хат-хабарлар түрімен (қажет болған жағдайда), хабарламаның қысқаша мазмұны, құжат (хат) түпнұсқасының тегі, сондай-ақ хабарламаның көшірмесі берілген іс нөмірі көрсетілген баған бар.
5-қадам
Сіз пошта арқылы жіберген хат-хабарларды ерекше түрде тіркеуіңіз керек. Пошта арқылы жіберілген хаттарды тіркеу ұйымның фирмалық бланкісінде жүзеге асырылады. Бір уақытта 7-10 хаттан артық жібермеген абзал. Қолмен немесе компьютерде, бланкке жіберілген күнін төменде, пошта арқылы жіберілген әр хат үшін жазбаның реттік нөмірін, ұйымның атауын, орналасқан жерін көрсетіңіз (сіз тек қаланы немесе аймақ). Оң жақта біраз орын қалдырыңыз. Мұнда пошта арқылы чекті алғаннан кейін одан пошта нөмірлерін енгізу керек (әдетте 6-8 цифрдан тұрады). Әрбір жөнелтілім үшін ұйым атауының астына жіберілетін құжаттардың нөмірлері мен күндерін немесе оларды анықтауға мүмкіндік беретін басқа мәліметтерді жазыңыз. Пошта бөлімшесінде бұл тізім пошта мөрімен куәландырылады. Сіз оны бөлек папкаға немесе шығыс хабарламалар сақталатын папкаға жібере аласыз.
6-қадам
Ішкі хат-хабарлардың әр түрін жазу үшін бөлек журнал қажет. Әр журналда құжаттың нөмірін, оның күнін, автордың тегі, қысқаша мазмұны, басшының қаулысы, орындаушының тегі, бақылау белгісі, сондай-ақ істің нөмірі көрсетіледі.
