Бухгалтерлік есепті жүргізу өте қиын міндет. Шарттардың кейбір түрлері үшін шот-фактуралары бар папкалар ұйымда он жылға дейін сақталуы керек, сондықтан оларды кез-келген уақытта қажетті құжатты табу үшін тапсыру қажет.
Нұсқаулық
1-қадам
Шот-фактура журналын жүргізу. Онда толтырғыңыз келетін құжаттардың барлық нөмірлерін енгізіңіз. Мұны электронды түрде, арнайы бағдарламада немесе кәдімгі Excel кестесінде жасаған дұрыс. Құжат нөмірін (әдетте аралас - сандық және сандық) және оның күнін енгізіңіз. Компьютер істен шыққан жағдайда, мұрағат өзгеріссіз және қауіпсіз болып қалуы үшін мезгіл-мезгіл деректерді дискілерге жіберіңіз.
2-қадам
Егер компанияда бірнеше заңды тұлға болса, көптеген шот-фактуралар кітапшаларын жасаңыз. Құжатты жасағанда, оған тиісті нөмірді дереу беріңіз. Конгрестерді қолданыңыз. Мысалы, «Золотая Антилопа» АҚ-на 123-ZA, ал «Падишах» АҚ үшін 123-P деп жазылған шот-фактураларды белгілеңіз. Осы шот-фактура жасалған келісімшарттың немесе келісімнің нөмірін міндетті түрде көрсетіңіз.
3-қадам
Тіркелетін шот-фактураны алыңыз. Екі тесікті тесікпен тесіңіз. Құжатты қалтаға салыңыз. Бағалы қағаздарыңыз мыжылып қалмас үшін ауыр салмақты байланыстырғыш заттарды қолданыңыз. Оларды тым қатты толтырмаңыз.
4-қадам
Екінші сақтау әдісі файл қалталарында. Мөлдір қақпақты алыңыз да, оған шот-фактураны салыңыз. Файлды түптеуішке салыңыз және арнайы ұстағыштармен бекітіңіз.
5-қадам
Әрбір қалтаны белгілеңіз. Онда қандай заңды тұлғаның шот-фактуралары сақталатынын ескеріңіз. Құжаттар жиналған кезеңді жазыңыз.
6-қадам
Қоймаға үш жастан асқан шот-фактураларды жіберуіңізді өтінеміз. Картон қораптарға оңай ауа өткізетін қапшықтарды салыңыз. Қабырғалардағы байланыстырғыштардың санын және олардың қандай заңды тұлғаға жататынын көрсетіңіз. Сіз құжаттарды тіркейтін бағдарламада олардың қайсысы қоймаға жіберілгенін белгілеңіз. Қажет болса, архивті алып, қажетті қағаздарды табу әрқашан мүмкін болады.
