Тәжірибелі хатшылар іскери хат-хабарлардың үштен екі бөлігі мен оларға жауаптардан тұратындығын біледі. Жазбаша сұрақтың негізгі мақсаты - адресаттан кез-келген ақпаратты алу. Хат авторы өзіне заңмен белгіленген мерзімде немесе сұрау салуда көрсетілген мерзімде берілетін барынша толық жауап алады деп күтеді. Жазбаша сұрақтарды өңдеудің қатаң ережелері жоқ. Алайда іскери хат-хабарларға оларды дайындау кезінде басшылыққа алынатын бірнеше жалпы талаптар бар.
Қажетті
- - компанияның нысаны;
- - А4 форматты қағаз;
- - қалам;
- - компьютер;
- - принтер.
Нұсқаулық
1-қадам
Егер сіз команда атынан және ресми себептермен басқа ұйымға немесе жеке тұлғаға жүгінсеңіз, ұйымның фирмалық бланкісіне сұрақ-хатын басып шығарыңыз. Кез-келген мекемеге өтініш жіберген азамат оны түсінікті түрде жазуы немесе A4 парағына басып шығаруы керек.
2-қадам
Хаттың жоғарғы оң жақ бұрышында адресат туралы ақпаратты көрсетіңіз: оның лауазымының толық аты-жөні, тегі мен инициалдары, ұйымның пошталық мекен-жайы (қажет болған жағдайда). Жіберуші компания туралы ақпарат бланктің сол жағында орналасқан. Арнайы жолда кеңсе қызметкері шығыс құжаттың нөмірі мен күнін көрсетуі керек. Егер сіз өз атыңыздан өтініш білдірсеңіз, төменде өз деректеріңізді келтіріңіз: тегі, аты, әкесінің аты (аббревиатурасыз), үйдің мекен-жайы, байланыс телефоны. Мысалы: «Ертеңгілік» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің директоры В. В. Петровқа Семенов Василий Васильевичке, мекен-жайы бойынша: Нск, Первая к-сі, 15, пәтер 15, телефон 00-00-00 ».
3-қадам
Электрондық поштаңызға тақырып жазыңыз. Ол жазбаша үндеудің мәнін қысқаша көрсетуі керек, мысалы: «ромашка тұқымдарының минималды лот мөлшері және олар үшін көтерме баға туралы». Бланкке осы реквизитті сол жаққа қойыңыз. Жеке тұлғаның атынан сөйлеген кезде жолдың ортасына «сұрақ хат», «жазбаша өтініш» немесе «сұраныс хат» сөз тіркесін теру арқылы хат форматын көрсетуге болады.
4-қадам
Сұраудың өзі туралы мәлімдемеге өтіңіз. Бұл сіздің хатыңыздың негізгі бөлігі болады. Алғашқы 1-2 сөйлемде осы немесе басқа ақпаратты алудың себебі мен мақсатын түсіндіріңіз. Мысалы: «Мамыр айында« Сад »бақ серіктестігінің мүшелері ромашка тұқымын жаппай сатып алуды жоспарлап отыр. Сіздің компанияңыздың жарнамалық брошюрасын зерттегеннен кейін біз ұсынылған қызметтерді пайдалануға шешім қабылдадық. Осыған байланысты төмендегі мекен-жайға келесі ақпаратты жіберуіңізді сұраймыз ».
5-қадам
Әр сұрақты тұжырымдап жазыңыз. Дәл және қысқа болуға тырысыңыз. Бір уақытта 2-3 сұрақтан тұратын сөйлемдерді тым ұзақ жасамаңыз. Соңына міндетті түрде сұрақ белгісін қойыңыз - бұл негізгі тақырыпты көзбен көрсетеді. Егер бірнеше сұрақтар туындаса, оларды нөмірленген тізіммен толтырыңыз. Мысалы: «1. Тұқым партиясының минималды мөлшері қанша? 2. 1 қап тұқым көтерме және бөлшек саудада қанша тұрады? 3. Сатып алынған топтама қанша уақытқа жеткізіледі? 4. Сіздің компанияңыз бен бау-бақша серіктестігі арасында жеткізілім шартын жасау үшін қандай құжаттар ұсыну керек? »
6-қадам
Хатты алғыс хатпен аяқтаңыз. Сіз сондай-ақ жауап алу үшін қажетті уақыт аралығын сыпайы түрде көрсете аласыз, мысалы: «Жауабыңыз үшін алдын-ала рақмет. Прейскурантты бір апта ішінде аламыз деп үміттенеміз ». Соңғы жолда қол қойыңыз (ұйымның атынан басшының қолы қойылады) және күні.
