Ұйым қысқа мерзімді немесе ұзақ мерзімді сақтауды қажет ететін құжаттарды жинақтаған кезде, оны жүйелеп, жұмсақ немесе қатты жабындысы бар қапшықтарды қапсыру қажет. Әр нақты жағдайдың архивті рәсімдеуіне және жұмыс дәйектілігіне өзіндік талаптары болуы мүмкін, өйткені бұл салада қатаң заңнамалық стандарттар жоқ. Алайда, бұл тәжірибелі кеңсе қызметкерлері әдетте ұстанатын негізгі қағидаларды анықтайды.
Қажетті
- - қара қорғасын қарындаш;
- - іс қағаздары (немесе UPD құрылғысы);
- - қысқыш;
- - ине тігу;
- - шнурдан немесе нейлоннан жасалған жіп;
- - қайшы;
- - ақ қағаз парағы;
- - кеңсе желімі;
- - мұқаба.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжаттың құндылығын зерттеп болғаннан кейін оны қара параллель қарындашпен әр парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына реттік нөмірді (хронологиялық тәртіпте) орналастыру арқылы нөмірлеңіз. Бірінші қайтарудан бастаңыз; қамтылған құжаттардың тақырыптық тізімін және соңғы парақты нөмірлеу қажет емес. Сандардың мәтінге енбейтініне көз жеткізіңіз.
2-қадам
Әр құжаттың сол жақ жиегінің ортасында арнайы іс қағаздары бар екі жұп тесік жасаңыз. Қағаздар үйіліп қалмас үшін оны қысқышпен бекітіңіз. Әдетте, кеңсе қызметкерлері тесіктерді тік сызыққа орналастырады, әр тесіктің арасына кемінде 3 см қалдырады. Егер парақтың шеті тар болса, ақ жолақты шетіне жабыстыруға болады.
3-қадам
Құжаттарды жыпылықтау үшін арнайы машинаны пайдаланыңыз (UPD). Бұл сіздің жұмысыңызды едәуір төмендетеді, өйткені осы құрылғының көмегімен сіз бір уақытта қалыңдығы 10 см құжаттар топтамасын тесуге болады. Нұсқаулықты мұқият оқып, мұқият жұмыс жасаңыз - бұрғы қатты қызады.
4-қадам
Папканы арнайы банктік шпагат немесе мықты нейлон жіпі мен тігін инесін пайдаланып тігуді бастаңыз. Қауіпсіз міндеттеме үшін мұрағатты екі рет жарқылдаңыз. Сымның бос «құйрықтарын» (шамамен 5-6 см) «кітаптың» тігісті жағындағы ортаңғы тесік арқылы тартып, мықты түйін жасаңыз.
5-қадам
Қалың ақ қағаздан шеңберді (диаметрі 4 см-ге жуық) кесіп, түйінді онымен жабыстырыңыз. Кәдімгі кеңсе желімін қолданыңыз. Мөрмен жапсырманы алыңыз, астына сертификаттық қолтаңбасы мен күнін қойыңыз. Егер папка растау бетінсіз байланған болса, оны мұқабаның ішкі жағына қоюға рұқсат етіледі.
6-қадам
Кесілген папканы арнайы мұқабаға сырғытыңыз немесе құжаттарды машинамен байлаңыз. Ұзақ мерзімді мұрағат үшін қатты мұқабаны таңдау ұсынылады, басқа жағдайларда картоннан жасалған «киім» немесе қалың қапталған қағаздан да қолайлы. Кез-келген жағдайда, бұл корпоративті стильге сәйкес жасалған іскери баспа өнімі болуы керек.
