Электрондық құжат айналымының кеңеюіне қарамастан, кәсіпорындар арасында электрондық пошта арқылы байланыс, іскери хат-хабарлар өзектілігін жоғалтқан жоқ. Іскери хаттардың 80% -дан астамы қағазға басылып, пошта арқылы немесе ведомствоішілік экспедиция арқылы жіберіледі. Хатты адресат қоқыс жәшігіне жібермей, мақсатына жететіндей етіп қалай дұрыс жазу керек?
Нұсқаулық
1-қадам
Іскерлік хат жаза бастаған кезде іскерлік бланк алыңыз. Әдетте, оның форматы А4 форматты қағазға басылған кеңсе жұмысына арналған нұсқаулықта анықталған. Егер басып шығару дайын фирмалық бланкіде жүзеге асырылатын болса, жоғарғы жағында шегініс жасаңыз (компанияның мәліметтерін ескеру үшін). Маржаны сол жақта қалдырыңыз - 30 мм, оң және төменгі жағында - 20 мм (кішірек, бірақ 15 мм кем емес).
2-қадам
Пішінді таңдау кезінде бөлшектердің орналасуын (бұрыштық немесе бойлық) шешіңіз. Егер сіздің хатыңыз өндірістік және қаржылық қызметке қатысты болса, ақпарат берсе, ынтымақтастық туралы ұсыныс жеке тұлғаға жіберілсе - бөлшектердің бұрыштық орналасуын қолданған дұрыс (парақтың сол жақ жоғарғы бұрышында).
Хат адресатының мәліметтері сол жақтың жоғарғы жағында басылған. Заңды тұлға үшін бұл ұйымның атауы (номинативті жағдайда), хат тағайындалған адамның ұстанымы (датыстық жағдайда). Мысалы, «ПавловскГранит» АҚ, сату бөлімінің бастығы Иванов И. И.
Егер хат басшыға жіберілсе, онда кәсіпорынның атауы алынып тасталуы мүмкін, себебі ол лауазымның атауына енгізілген (мысалы, «ПавловскГранит» АҚ директоры »Сидоров Е. Е.).
3-қадам
Құттықтау хаты, шақыру хаты детальдардың бойлық орналасуы бар фирмалық бланкте жақсы көрінеді. Мұндай хаттың тақырыбында елтаңба немесе эмблема, кәсіпорынның атауы, қысқартылған атауы (егер ол жарғыда немесе басқа да басқару құжатында жазылған болса), мәліметтер мен мәліметтердің ең аз саны көрсетіледі. Ұйымның мекен-жайы, телефон нөмірлері, электрондық пошта мекен-жайы колонтитулда орналасқан. Мұндай хаттың мазмұнын бір параққа орналастырған жөн.
4-қадам
Енді хатты өзі жаза бастайды. Құжаттың атын (Хат) басып шығарудың қажеті жоқ. Іс қағаздары бойынша нұсқаулықта көрсетілмеген болса, өзіңіз қалаған қаріпті таңдаңыз. Ең көп қолданылатын қаріп - Times New Roman, өлшемі 12-14.
5-қадам
Егер бұл белгілі бір адамға арналған болса, онымен тікелей байланысыңыз («Құрметті Николай Иванович!») Тек «сізге» ғана. Егер жоқ болса, тікелей мәтінге өтіңіз. Егер әріп қысқа болса, жол аралықты 1, 5-ке өзгертіңіз.
Мазмұны түсінікті, адресаттан қалаған нәрсеңізді нақты білдіретін болуы керек.
6-қадам
Соңында хатқа қол қойған басшының лауазымын, аты-жөнін көрсетіңіз (тегі алдына инициалдарды қойыңыз, мысалы, В. И. Петров). Төменде сіздің орындаушы ретіндегі координаттарыңыз - тегі, аты, әкесінің аты, телефон нөмірі.
