Құжаттар тізімдемесі - бұл құжаттардың құрамы мен мазмұнын ашатын, жүйелейтін және барлық құжаттар жиынтығында ескеретін анықтамалық кітап. Тауарлы-материалдық құндылықтарды жинақтау құжаттарды өңдеу мен тапсырыс берудің маңызды кезеңі болып табылады, оның мақсаты құжаттардың сақталуы ғана емес, сонымен қатар олардың нақты орындалуы болып табылады.
Нұсқаулық
1-қадам
Ұйымның фирмалық бланкінде құжаттар тізімін тіркеуді жүзеге асырыңыз (бар болса). Бұл талап етілмейді, бірақ мұндай құжаттарға қажет талап. Кез келген жағдайда ұйымның атауы көрсетілуі керек.
2-қадам
Тізімге енгізілген құжаттарға меншік құқығын анықтайтын ақпарат болуы керек тақырыпты жазыңыз. Мысалы, «Қылмыстық іс бойынша құжаттарды түгендеу», «Аттестаттау ісінде бар құжаттарды түгендеу», «Данияға виза алу үшін құжаттарды түгендеу» және т.б. Егер ұйым тауарлы-материалдық құндылықтарды жүйелі түрде жинап отырса, тізімдеменің реттік нөмірін жазыңыз.
3-қадам
Келесі бөлімдерден тұратын кесте құрыңыз: «№ б / б», «Құжат атауы», «Құжаттағы парақтар саны». Барлық көрсетілген өрістерді толтырыңыз. Қажет болған жағдайда кестеге іздеу бағандарын қосыңыз. Мысалы, _ - _ беттер, беттер нөмірлері, мән, ескертпе және т.б.
4-қадам
Кестенің астына тізімдемеге қанша парақ, құжат немесе көшірме енгізетініңізді жазыңыз. Сандармен және сөздермен жаз: 3 (үш), 25 (жиырма бес).
5-қадам
Түгендеуді ұйым басшыларының қолдарымен, осы түгендеуді орындауға жауапты бір жолмен (кадрлар бөлімінің инспекторы, өндіріс бастығы және т.б.) қолдарымен аяқтаңыз. Менеджер лауазымының толық атын және оның тегі, аты мен әкесінің аты туралы транскрипт жазыңыз. Қажет болса, құжатқа толық аты-жөніңізді жазыңыз. және құжаттарды тапсырған және қабылдаған адамның қолы.
6-қадам
Сондай-ақ құжаттың күнін көрсетіңіз. Ол түгендеудің соңында да, басында да, құжаттың сол жағында да, оң жағында да орналасуы мүмкін. Ұйымның мөрі тізімдемеге қойылмайды.
7-қадам
Құжаттар тізімі екі данада жасалады: біреуі ұйымда қалады, екіншісі сұраныс орны бойынша ұсынылады.
