Кез-келген ұйымның қызметі құжаттармен жұмыс жасауды көздейді. Олардың кейбіреулері уақыт өте келе өзектілігін жоғалтады және жұмыста қолданылмайды. Қажет емес қағаздардан құтылу үшін олар әдетте жойылады. Құжаттарды жою іс жүргізу кезінде белгіленген ережелерге сәйкес орындалуы керек.
Қажетті
- - жою актісі;
- - құжаттарды жоюға арналған техникалық құралдар.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжаттарды жою тәртібін тексеріңіз. Ол қағаз құжаттарға да, электронды түрде жасалған құжаттарға да қатысты. Әдетте практикалық құндылығын жоғалтқан және сақтау мерзімі өткен құжаттар жойылады. Бұл бірінші кезекте персонал мен есеп құжаттарына қатысты.
2-қадам
Құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу. Оның нәтижесі сақтауға жатпайтын қағаздарды бөлуге және жоюға дайындық актісі болуы керек. Құжаттарды сақтау мерзімі сіздің ұйымыңыздың файлдарының ағымдағы номенклатурасымен анықталады. Кейбір жағдайларда мерзімдер федералдық заңдарға, үкімет қаулыларына, ведомстволық немесе стандартты құжаттар тізімдеріне сәйкес көрсетіледі.
3-қадам
Әр топтың алдына құрылымдық бөлімнің атауын жазып, құжаттарды жою туралы акт жасаңыз. Істердің жалпы санын көрсете отырып, ұқсас жағдайларды бір жалпы тақырыпта актіге енгізіңіз. Актіге құжаттардың құндылығын тексеруге қатысқан ұйым қызметкері қол қоюы керек. Осыдан кейін акт басшымен бекітіледі.
4-қадам
Бет көрінісін пайдаланып жою үшін жағдайларды таңдаңыз. Бұл файлға кездейсоқ түсіп қалған қажетті құжатты жіберіп алмауға мүмкіндік береді. Егер қандай да бір материалдар сақтау орнында ұзақ уақыт болған болса, құжаттардың сәйкестігін анықтау үшін оларды таңдап жылжытуға болады.
5-қадам
Актіге енгізілген құжаттарды жою әдісін таңдаңыз. Оларды өртеуге немесе осы мақсатта қағаз ұсақтағышқа пайдалануға болады. Кейде жоюға арналған материалдар қабылдау-тапсыру актісімен және тиісті шот-фактурамен рәсімдей отырып, мамандандырылған кәсіпорынға жоюға жіберіледі. Соңғы әдіс көбінесе құжаттама көлемі маңызды болған кезде қолданылады. Құпиялылықты қамтамасыз ету үшін істерді беру және оларды жою, әдетте, ұйым қызметкерінің бақылауымен жүзеге асырылады.
