Меншік нысанына қарамастан кез-келген кәсіпорынның немесе ұйымның қызметі құжат айналымынсыз мүмкін емес, бұл іс жүзінде бұл қызметті растау болып табылады. Құжат айналымын біріздендіру өткен ғасырдың 79-жылдарында жүзеге асырылды, бірақ ол кезде жасалған стандарттар, шамалы өзгертулер мен толықтырулармен, бүгінгі күнге дейін өз күшін жойған жоқ.
Нұсқаулық
1-қадам
Ұйым қызметін қолдауға қажетті құжат айналымының бірыңғай жүйесі құжаттардың үш түрін қамтиды:
- ұйымдастырушылық;
- әкімшілік;
- ақпарат және анықтама.
Құжаттардың соңғы түрі алғашқы екеуіне қатысты көмекші болып табылады және олардан айырмашылығы, орындау үшін міндетті емес. Олар басқарушылық шешімдер қабылдау үшін де, оларды дұрыс түсіну мен жүзеге асыру үшін де қажет кез-келген арнайы қызметтік ақпаратты қамтиды.
2-қадам
Анықтамалық құжаттарға мыналар кіреді: іскерлік жаңалықтар; жеделхаттар мен телефон хабарламалары; қызмет, есеп және түсіндірме жазбалар; қорытындылар, шолулар және ақпараттық есептер, актілер. Осы құжаттардың мазмұны тек ескерілуі немесе осы ақпарат негізінде іс-әрекетті қозғауы мүмкін. Бұл жұмыс процесінің маңызды бөлігі, онсыз ешқандай өндірістік процесті ұйымдастыру мүмкін емес.
3-қадам
Егер белгілі бір ақпараттық-анықтамалық құжаттар туралы айтатын болсақ, олардың басым бөлігі, әдетте, авторлар респонденттің назарына кейбір фактілерді, тауарлар туралы, алдағы іс-шаралар немесе іс-шаралар туралы ақпаратты ұсынатын ақпараттық хаттар болып табылады. Олар әрі белсенді болуы мүмкін, әрі басқарушылық деңгейі жоғары бас ұйымдардан берілген тапсырмалардың орындалуы туралы есеп түрінде жазылған. Өздігінен сатылатын хаттар ақпараттық-анықтамалық құжаттарға да сілтеме жасайды.
4-қадам
Қысқаша мазмұны, шолуы немесе ақпараттық ескертпе - қысқаша мазмұны болуы мүмкін фактілердің, заттардың немесе оқиғалардың бір түрінің сипаттамасын қамтитын құжаттар, бірақ бұл талап міндетті емес. Қарапайым сертификаттар мүдделі тұлғалардың немесе жеке тұлғалардың өтініштері бойынша дайындалуы мүмкін және кез-келген фактіні растайтын құжат ретінде қызмет ете алады. Бұл, мысалы, жалақы туралы анықтамалар, отбасы құрамы, жұмыс немесе оқу орны және т.б.
5-қадам
Қызмет жазбалары әдетте өндіріске тікелей тәуелді емес бөлімдер арасында ақпарат алмасу ретінде қолданылады. Есептер кезекшіге білуі керек фактілер туралы хабарлау үшін тікелей бастыққа жазылады. Түсіндірме мәлімдемелер еңбек тәртібін бұзған жағдайларда қолданылады, оларды бұзушылардың өздері өз әрекеттерін түсіндіру мақсатында жазады. Белгілі бір фактіні растайтын актілер ұжымдық түрде жасалады және оған тексеруге немесе акцияға кем дегенде 3 қатысушы қол қояды.
