Мұрағатшы құжаттардың сақтаушысы болып табылады. Ежелгі заманнан бері адамзат ойлауының жетістіктері мұражайларда, кітапханаларда және кітап қоймаларында мұқият сақталды. Біздің ғаламдық ақпараттандыру дәуірінде мұрағатшылардың функциялары айтарлықтай күрделене түсті және әртараптандырылды. Бүгінде мұндай мамандар музейлер мен кітапханаларға ғана емес, қарапайым кәсіпорындар, ұйымдар мен мекемелерге де қажет.
Архивист (мұрағатшы, актуарий) - мұрағатшы, мұрағат құжаттарын сақтаушы. Мұрағатшының басты міндеті - архив жұмысын дұрыс ұйымдастыру және оның құжат айналымын басқару. Архивист жұмысының табиғаты бойынша орындаушылар санатына, жұмыс тақырыбы бойынша «адам - белгілер жүйесі» санатына жатады.
Мамандық тарихы
«Архивист» кәсібін Ресейде І Петр патша енгізіп, 1720 жылғы «Жалпы ережелерде» бекітілді. Ереже мемлекеттік органдарда архивтер құрды және «хаттарды мұқият жинайды, тізілімдерді жөндейді және парақтарды қайта белгілейді …» деген мемлекеттік қызметші лауазымын енгізді. 2002 жылдан бастап архив қызметкерлерінің кәсіби мерекесі 10 наурызда атап өтіледі.
Лауазымдық міндеттері
Архив қызметкері құжаттарды қабылдау, тіркеу, сақтау, құндылығына сараптама жүргізу, заңды және жеке тұлғалардың өтініштері бойынша беру және сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін жою үшін жауап береді. Кейде мұрағат қызметкерлері мұрағат құжаттарын заңды тұлғалар мен мемлекеттік органдардың сұранысы бойынша жеткізеді.
Жұмыс жағдайы
Мұрағат қызметкері мұрағат бөлмесінде жұмыс істейді. Оның жұмыс аймағында жұмыс үстелі, дербес компьютер, баспа құрылғысы, құжаттарды сақтауға арналған сөрелер, кішігірім кеңсе жабдықтары мен жарықтандырғыштар бар. Өзінің қызметтік міндеттерін орындау кезінде архив қызметкері адамдармен қарым-қатынас жасайды, ал кәсіби байланыс тікелей байланыс арқылы жүзеге асады.
Мамандану
Ірі мұрағаттарда құжаттармен жұмыс орталықтандырылмаған, ал кейбір архив қызметкерлері құжаттарды қабылдау мен тіркеуге, ал басқалары оларды түптеу мен желімдеуге маманданған, ал басқалары ғылыми анықтамалық картотека қалыптастырады, басқалары уақытша пайдалануға арналған материалдарды береді және т.б. Шағын архивтерде архивистер барлық функцияларды бірден немесе бірнеше ұқсас функцияларды орындайды.
Жеке қасиеттер
Мұрағатшыға дәлдік, жауапкершілік, тәртіптілік, педантизм, табандылық, жақсы есте сақтау, аналитикалық ойлау және зейінді шоғырландыру қабілеті сияқты жеке қасиеттер қажет.
Білу керек
Мұрағат қызметкері мұрағат ісін ұйымдастырудың нормативтік құқықтық актілерін, нұсқаулықтары мен ережелерін білуі керек. Ол сауатты сөйлеуге, жеке компьютерге сенімді иелік етуге, электронды құжат айналымы жүйелерін және Microsoft Word және Microsoft Excel мәтіндік және сандық ақпараттармен жұмыс істеуге арналған қосымшаларды білуі керек.
Білімге қойылатын талаптар
Мұрағат қызметкерінің бастауыш кәсіптік білімі немесе «Құжаттама», «Мұрағат ісі», «Менеджментті құжаттамалық қамтамасыз ету» мамандықтары бойынша жоғары кәсіптік білімі болуы мүмкін. Жұмыс беруші архив қызметкері лауазымына үміткердің біліміне нақты талаптар қояды.
