Телефонограмма дегеніміз - телефон арқылы ауызша берілетін құжаттардың жалпыланған атауы. Ол адресатқа шұғыл түрде бір нәрсе туралы хабарлама жіберу, хабарлама жіберу, шақыру жіберу қажет болған жағдайда, қызметтік ақпаратты беру үшін қолданылады.
Қажетті
кеңсе тауарлары, алушының телефон нөмірлері, шығыс пошта журналы, телефон байланысы
Нұсқаулық
1-қадам
Телефон хабарламасының мәтінін дайындаңыз. Хабарламаның мәнін қысқаша айтыңыз, мәтіннің ұсынылатын ұзындығы 50 сөзден аспайды. Егер телефон хабарламасында келешекте болатын оқиғаның нұсқауы болса: жиналыс, жиналыс, акт жасау және т.б., онда сіз іс-шараның нақты орны мен уақытын көрсеткеніңізге көз жеткізіңіз.
Мәтінді екі жақты түсіндіру мүмкіндігін болдырмайтындай етіп тұжырымдау керек.
2-қадам
Телефон хабарламасын қағазға басынан хат құрастыру ережелеріне сәйкес құрастырыңыз. Осылайша, мәтіні бар құжатқа деректемелері: бірегей нөмірі мен жасалған күні берілуі керек. Телефондық хабарламаға оның атынан жіберілетін адам қол қояды.
3-қадам
Телефон хабарламасын алушыны анықтаңыз. Егер бірнеше алушылар болса, хабарлама мәтініне қосымша алушылардың тізімін жасаңыз. Мұндай тізім жеке параққа жасалады, онда телефон хабарламасы және тиісті телефон нөмірлері жіберілетін ұйымдардың атаулары бар.
4-қадам
Телефон хабарламасын шығыс хат-хабар журналына тіркеңіз. Егер сіздің жұмыс үрдісіңізде телефондық хабарлама сирек кездесетін жағдай болса, тіркелу үшін жалпы журналды пайдаланыңыз. Ақпаратты берудің осы әдісіне жүйелі түрде жүгінген жағдайда, телефондық хабарламалар үшін жеке журналды бастаңыз, осылайша сізге навигация ыңғайлы болады.
5-қадам
Адресатқа қоңырау шалып, телефон хабарламасын алуды сұраңыз. Телефон хабарламасын қабылдайтын адамның лауазымын, тегін, атын, әкесінің атын біліп, жазып алыңыз.
6-қадам
Абонентке айтыңыз:
- телефон арқылы хабарлама жіберілетін адамның лауазымы, тегі, аты, әкесінің аты;
- сіздің лауазымыңыз, тегіңіз, аты, әкесінің аты және телефон нөмірі.
Телефон хабарламасының мәтінін диктанттаңыз. Мәтінді жібергеннен кейін жазылушының дұрыстығын тексеру үшін абоненттен телефон хабарламасын қайта оқып шығуды сұраңыз.
7-қадам
Абоненттен телефон хабарламасының кіріс тіркеу нөмірін біліп алыңыз, жазыңыз.
