Бас тарту туралы хат - іскери хат-хабардың ерекше бөлігі. Онда клиенттің сұрауына немесе серіктестің ұсынысына теріс жауап болуы керек. Сонымен қатар, хат алушымен жақсы қарым-қатынасты сақтау маңызды. Өз ұстанымыңызды біржақты білдіру үшін, бірақ адресатты ренжітпеу және өзіңіз туралы жағымды әсер қалдыру үшін бас тарту туралы негізгі ережелерді ұстаныңыз.
Қажетті
- - ұйымның ресми бланкісі;
- - компьютер;
- - принтер.
Нұсқаулық
1-қадам
Хатыңызды жазыңыз. Құжаттарды дайындаудың осы кезеңін назардан тыс қалдырмаңыз. Бұл сізге өз ойларыңызды ретке келтіруге және ең дұрыс сөз тіркестерін таңдауға мүмкіндік береді.
2-қадам
Мәтінді алушыға дәстүрлі жолдаудан бастаңыз: «Құрметті Иван Иванович!». немесе «Құрметті Иванов мырза!» Басқа сөздерді қолданбаңыз, өйткені жазбаша бас тарту ресми болып табылады.
3-қадам
Жоғарғы сол жақ бұрышта хаттың адресатын көрсетіңіз: компанияның атауы, лауазымы, тегі, қызметкердің инициалдары немесе жеке тұлғаның тегі мен инициалдары. Сіздің компанияңыз туралы ақпарат ресми бланкіде жоғарғы оң жақ бұрышта ұсынылады.
4-қадам
Құжаттың негізгі бөлігін жазыңыз. Алдымен алынған өтінішті немесе ұсынысты қайталаңыз. Әрине, сізге кіріс құжатының мәтінін толығымен қайта жазудың қажеті жоқ. Іскерлік сөйлеудің дәстүрлі бұрылыстарын қолдана отырып, оның мәнін бірнеше сөзбен түйіндеу жеткілікті: «Сіздің тапсырысыңыздың көшірмесін сұрауыңыз бойынша …» немесе «Жеңілдікті несиелеу мерзімін ұзарту туралы өтінішіңізге жауап ретінде, біз хабарлаймыз … ».
5-қадам
Әрі қарай, бас тартудың себептерін атап өтіңіз. Теріс жауаптың түсіндірмесі қысқа, логикалық, мәні жағынан берік, бірақ формасы жағынан қатал болмауы керек. Жағдайды бұрмаламаңыз, жоқ фактілер мен дәлелсіз дәлелдер келтірмеңіз. Мүмкіндігінше, заңдар мен ережелерге сілтеме жасай отырып, өз сөздеріңізді сақтаңыз. Бірақ шектен шықпаңыз. Ұзақ түсіндірулермен және кешіріммен хатты шамадан тыс жүктеу, сіз адресаттың одан әрі ашулану қаупін тудырасыз.
6-қадам
Хаттың соңғы бөлігін сіз сыпайы болып қалуға мүмкіндік беретін стандартты сөздермен бастаңыз, бірақ өз шешіміңізде қатаң: «Жоғарыда келтірілген фактілерді ескере отырып, біз, өкінішке орай, сіздің компанияңызбен ынтымақтастықтан бас тартуға мәжбүрміз» немесе «Сізге хабарлағанымызға өкінеміз. несиелік желіні одан әрі ұзарту мүмкін емес. «…
7-қадам
Бас тартуды азайтуға тырысыңыз. Осы мақсатта адресатқа ынтымақтастықтың басқа нұсқалары туралы, ол сіздің компанияңыздың жеңілдікті шарттарда пайдалана алатын жаңа қызметтері туралы, оның өтінішін белгілі бір уақыттан кейін қайта қарау мүмкіндігі туралы және т.б. хабарлаңыз. Барлық ақпарат мүлдем дұрыс және заманауи болуы керек.
8-қадам
Хат жобасын қайта оқып шығыңыз. Қателерді түзетіңіз, қажетті толықтырулар мен түзетулер енгізіңіз. Бас тартуды ұйымның ресми бланкісіне басып шығарыңыз, менеджермен қол қойыңыз және адресатқа жіберіңіз.
